Pierwszym, właściwym etapem poszukiwania biura jest określenie kryteriów poszukiwanych powierzchni. Założenia dotyczące nieruchomości mają pomóc w zdefiniowaniu potrzeb, jakie powinno spełniać nowe miejsce pracy. Dobrze skonstruowana lista wymagań pomoże też później w ocenie poszczególnych ofert. Na liście wymagań dotyczących nieruchomości należy zawrzeć:
Preferowaną lokalizację
Liczbę pracowników (warto wziąć pod uwagę planowane zatrudnienia)
Infrastrukturę komunikacyjną
Budżet
Rozwiązania środowiskowe /proekologiczne
Długość umowy najmu
Określenie potrzebnej powierzchni oraz sposobu jej wykorzystania (gabinety vs. open space, sale spotkań, przestrzeń socjalno-rekreacyjna)
Inne szczególne potrzeby niezbędne do prowadzenia działalność
Po dokonaniu wyboru kilku potencjalnych biurowców spełniających podstawowe kryteria przyszłego biura dokonujemy weryfikacji dostępnych powierzchni tworząc tzw. długą listę opcji. Doświadczony doradca w krótkim czasie pomoże w zawężeniu tej listy do obiektów, z którymi będą prowadzone właściwe negocjacje handlowe. Jak dokonać wyboru? Wybieramy te nieruchomości, które w największym stopniu odpowiadają zdefiniowanym wcześniej kryteriom, a następnie odwiedzamy je osobiście. Doradca pomoże w sprawnym zorganizowaniu wizyt w wybranych biurowcach. Prezentacja obiektu na miejscu jest kluczowa nie tylko, aby na żywo ocenić standard interesującej nas nieruchomości, ale też zdecydować, czy budynek i dana lokalizacja wpisuje się w charakter naszej organizacji. Dzięki ograniczeniu liczby potencjalnych powierzchni do kilku pozycji jesteśmy w stanie przejść do kolejnego etapu – negocjacji warunków handlowych.
