Jak nie być zakładnikiem swojego biura?

Karol Tański

Tel. 525 230 549

Doradca ds. nieruchomości komercyjnych

ZADAJ PYTANIE

Podpisując umowę najmu powierzchni biurowej wiążemy się z wybranym miejscem na wiele lat. Jednym z podstawowych problemów jest tutaj prawidłowe określenie wielkości wymaganej powierzchni. Jeśli planujemy zatrudniać nowych pracowników, rozbudowywać lub zmieniać istniejące działy musimy zdefiniować przebieg tych operacji w czasie i odpowiednio zaplanować przyszłość.

Problem jest szczególnie istotny w przypadku spółek z dynamicznie rozwijających się sektorów (IT, nowe technologie, e-commerce) gdzie liczba pracowników rok do roku może zwiększyć się o kilkaset procent. Jeśli źle wybierzemy biuro możemy tutaj trafić na ścianę i zostaniemy zmuszeni do otwierania oddziałów w innych budynkach biurowych lub do "upychania" pracowników niekoniecznie w optymalny sposób pomiędzy wolnymi działami.

Co możemy zrobić, aby już na etapie podpisywania umowy najmu zabezpieczyć naszą firmę przed takimi sytuacjami? Poniżej kilka z dostępnych rozwiązań!

Umowy z opcją "break"

Pierwszym rozwiązaniem, które sprawia, że umowa najmu staje się bardziej elastyczna jest opcja wyjścia z umowy po określonym czasie tzw. "break". Przy pięcioletniej umowie termin opcji wyjścia najczęściej możliwy jest po trzech latach, a przy umowie trzyletniej po dwóch. Sama opcja wyjścia wiąże się z karą dla najemcy zapisaną w umowie, która jest zazwyczaj równa wysokości niezamortyzowanych nakładów na aranżację powierzchni poniesionych przez właściciela. W przypadku nieskorzystania z opcji break’u w określonym terminie musimy dotrwać do końca umowy.

Skorzystanie z opcji break daje nam zabezpieczenie na wypadek sytuacji, gdy będziemy zmuszeni zmienić nasze biuro na zupełnie inne miejsce (ze względu na brak możliwości dalszego rozwoju firmy lub z drugiej strony, jeśli źle zaplanowaliśmy nasz rozwój i potrzebujemy mniejszej przestrzeni).

Podnajem

A co kiedy podpisana została umowa najmu bez opcji wyjścia, a biuro przypomina ul pełen pszczół? Wtedy można postarać się podnająć obecne biuro i poszukać czegoś większego. Możliwość podnajmu zwykle zapisywana jest w umowach na najem powierzchni, jednak najczęściej zaznacza się, iż właściciel musi wyrazić zgodę na realizację takiej opcji. Żeby zachęcić potencjalnych podnajemców najczęściej zostawia się meble oraz proponuje znacznie niższy czynsz niż ten wyjściowy. Opcja podnajmu wchodzi w grę również kiedy wynajęliśmy za duże biuro i chcemy ograniczyć jego koszty.

Jak znaleźć potencjalnego najemcę? Możemy zapytać firmy znajdujące się w tym samym budynku - może któraś z nich już nie mieści się na swojej powierzchni i potrzebuje kilku dodatkowych metrów? Możemy też skorzystać z usług jednej z dostępnych na rynku agencji nieruchomości i im zlecić poszukiwanie najemcy (np. MAXON Nieruchomości ;))

Pierwszeństwo najmu

Jeśli wiemy, że za jakiś czas możemy potrzebować większej powierzchni, a właściciel dysponuje wolnymi biurami sąsiadującymi z naszym (lub choćby znajdującymi się w tym samym budynku), to możemy postarać się o zapis w umowie, który da nam prawo pierwonajmu określonej powierzchni. W tym wypadku, kiedy znajdzie się ktoś nią zainteresowany, właściciel będzie miał obowiązek zapytania nas czy akurat ta powierzchnia nie będzie nam potrzebna. Jeśli tak to podpsujemy aneks do umowy, który zapewni nam rozszerzenie biura. W nieco starszych budynkach czy parkach biurowych taka opcja jest bardzo często spotykana, ze względu na ruchy wśród najemców, dlatego w wypadku firm, które planują dynamiczny rozwój i nie potrafią dokładnie zaplanować swoich potrzeb zwykle sugerujemy właśnie takie lokalizacje.

Udostępnij

Dołącz do dyskusji