Wielu najemców wraz ze zmianą powierzchni biurowej stara się jednocześnie usprawnić funkcjonowanie firmy słusznie konkludując, że takie zmiany najłatwiej przeprowadzić właśnie na etapie zmiany biura. Wybierając konkretną powierzchnie biurową stajemy przed decyzją w jakiej formie będzie funkcjonowało ich biuro – czy korzystniejszy będzie układ gabinetowy, niesławny open space, czy może optymalny będzie układ mieszany?
Jednym z głównych zarzutów jakie pojawiają się w odniesieniu do otwartej powierzchni biura to rozpraszający chaos, zarówno jeśli chodzi o hałas, jak i o ruch pracowników biurowych przemieszczających się między gęsto położonymi stanowiskami pracy. Niewątpliwie, skupienie dużej ilości pracujących ludzi na wspólnej powierzchni kreuje znacznie większy poziom szumu niż w przypadku podzielenia ich na małe zespoły pracujące w dźwiękoszczelnych gabinetach. Nie jest to jednak immanentna cecha otwartej powierzchni. Dzisiejsze trendy rynkowe panujące w branży workplace solutions uświadamiają nam, że niewielkim kosztem możemy wyeliminować te wady. Coraz więcej firm decyduje się postawić na elastyczność w korzystaniu z powierzchni biura, oddając pracownikom do dyspozycji wiele salek spotkań służących jako doraźne miejsca pracy zespołowej, wdrażając system biurek współdzielonych czy umieszczając na powierzchni biura wiele kabin do wykonywania telefonów czy pracy indywidualnej, co znacznie redukuje poziom hałasu.
Niewątpliwą zaletą open space jest znaczne usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami, którzy, zamiast wędrować po zawiłych korytarzach między jednym gabinetem a drugim, mogą podejść do pracownika oddalonego o kilka biurek, co oszczędza w perspektywie całej firmy niebagatelne ilości czasu marnowanego na przemieszczanie się. Jednocześnie pracownicy są znacznie bardziej kontaktowi kiedy zamiast izolować się w osobnych pomieszczeniach, mają wrażenie uczestniczenia we wspólnym przedsięwzięciu.
Inną korzyścią płynącą z zastosowania takiego układu biura jest zdecydowanie ograniczenie potrzebnej powierzchni biurowej, co w oczywisty sposób przekłada się na oszczędności. Rynkowym standardem jest współczynnik ok. 10 m2 powierzchni w przeliczeniu na jedną osobę w przypadku powierzchni otwartej, podczas gdy przy układzie gabinetowym ta powierzchnia wynosi już około 15 m2. Oszczędnością również jest zwiększenie wydajności pracowników i skrócenie obiegu dokumentów w firmie. Z badań przeprowadzonych przez IBM wynikało, że oszczędności czasu w układach open-space sięgały poziomu 30%.
Ostateczna decyzja co do wyboru konkretnej organizacji pracy w nowym biurze należy oczywiście do najemcy, typu jego działalności czy preferencji pracowników. Trudno jednak wyobrazić sobie kancelarię prawną działającą w open space, jak i callcenter w układzie gabinetowym. Z całą pewnością jednak nie warto bać się otwartego układu biura, zwłaszcza jeśli dysponujemy pomocną radą specjalistów, którzy sprawią, że wybrany układ będzie przyjazny i funkcjonalny.