Poszukiwanie powierzchni biurowej to kluczowy proces dla każdej rozwijającej się firmy. Wybór odpowiedniej lokalizacji, a co za tym idzie preferowanego biura może znacząco wpłynąć nie tylko na efektywność pracującego w nim zespołu, ale także na wizerunek firmy oraz komfort zarówno pracowników, jak i klientów biznesowych. Aby podjąć właściwą decyzję istotne jest zrozumienie kluczowych czynników, które mają szczególne znaczenie podczas podejmowania ostatecznego wyboru.
Na wstępie warto podkreślić, że wybór odpowiedniego biura zależy w pierwszej kolejności od elementów składających się na charakter oraz profil biznesowy danej firmy: rodzaju działalności, jak również celów oraz założeń. Pozostałe aspekty, które mają największy wpływ w wyborze idealnej powierzchni biurowej przedstawiamy poniżej.
Lokalizacja
To, w jakim miejscu będzie zlokalizowane biuro danej firmy jest jednym z najważniejszych kwestii w finalnym wyborze wynajmowanej powierzchni. Na lokalizację składa się prestiż danej dzielnicy, bliskość i dostępność komunikacji miejskiej, dogodny, funkcjonalny parking z możliwością ładowania aut elektrycznych. Wybierając biuro warto też zwrócić uwagę na to, jakie udogodnienia znajdują się w najbliższej okolicy. Bliskość usług takich jak restauracje, kawiarnie, centra konferencyjne, czy też obiekty handlowe, stanowią istotne uzupełnienie i w dużym stopniu ułatwiają funkcjonowanie. Bardzo popularne i praktyczne jest wybieranie biurowców w centralnej, biznesowej części miasta tzw. CBD. Są to przeważnie certyfikowane budynki A- klasowe oferujące swoim najemcom najwyższy standard wynajmowanych powierzchni oraz szereg dodatkowych udogodnień, o których wspomniano poniżej.
Wielkość i układ przestrzeni
Kolejnym aspektem, który jest bardzo istotny w momencie przeglądania ofert, a następnie w wyborze odpowiedniego biura, jest wielkość przestrzeni, którą chcemy wynająć oraz jej funkcjonalność i układ docelowy. Firma, która zamierza ulokować w danym miejscu 100 pracowników będzie potrzebować większej przestrzeni, niż ta zatrudniająca 20 – jest to oczywiste. Dodatkowo należy też zaplanować jak ta przestrzeń ma zostać zaaranżowana, czy biuro, które wybierzemy daje możliwość efektywnego dostosowania do naszych potrzeb wedle schematu: gabinety, open space, podział mieszany. Nie mniej istotnym elementem jest również „elastyczność” powierzchni, która daje dodatkowy komfort w przypadku pojawienia się potrzeby wprowadzenia zmian w przestrzeni biurowej.
Koszty
Koszty to kolejna kwestia, która bierzemy pod uwagę decydując się na wynajem nowego biura. Należy założyć budżet, który zostanie przeznaczony na wynajem, a przy tym warto zwrócić uwagę na koszty dodatkowe, takie jak opłaty eksploatacyjne oraz media lub ewentualne prace remontowe. Przy podpisywaniu długoterminowej umowy najmu (np. 5 lat) powinno się też wziąć pod uwagę nie tylko koszty bieżące, lecz także potencjalne wzrosty stawek czynszu z tytułu corocznej indeksacji oraz koszty funkcjonowania budynku, które automatycznie wpływają na zmiany stawek z tytułu opłaty eksploatacyjnej.
Infrastruktura i udogodnienia
Warto również zwrócić uwagę na dodatkową infrastrukturę oferowaną przez preferowany budynek. Parking podziemny, monitorowane miejsca do parkowania rowerów, szatnie i prysznice to w zasadzie standard w lokalizacjach premium. Oprócz tego wynajmujący starają się zachęcić nowych najemców udogodnieniami w postaci siłowni, kantyny, kawiarni jak również centrum konferencyjnego.
Warunki umowy najmu
Należy dokładnie przeczytać umowę i wszystkie załączniki, do których odnoszą się zapisy w niej zawarte. Trzeba zapoznać się z jej szczegółami i zwrócić uwagę na okres umowy, warunki jej wypowiedzenia, czy np. możliwość rozbudowy lub przeprowadzenia zmian na powierzchni najmu. Wszystkie istotne kwestie powinny zostać omówione przez obie strony i ostatecznie ustalone oraz zapisane w umowie. Podczas procesu negocjacji nad zapisami umowy najmu warto skorzystać z usługi doświadczonej kancelarii prawnej w zakresie reprezentowania interesów potencjalnego najemcy.
Oceny innych najemców
Istotne jest też to, jak oceniają dane miejsce inni najemcy. Jeśli istnieje taka możliwość, to warto porozmawiać z przedstawicielami innych firm, które wynajmują powierzchnię w tym samym budynku lub okolicy, albo dotrzeć też do byłych najemców danego biura. Taki research może dostarczyć cennych informacji na temat jakości obsługi, warunków najmu i innych istotnych kwestii.
Jak widać wybór powierzchni biurowej do wynajęcia to długi proces, który wymaga planu oraz dobrego rozeznania się w lokalizacji czy warunkach najmu. Jest to proces, który wymaga od nas ustalenia priorytetów oraz zasad, według których będziemy poszukiwać i wybierać nowe biuro. Warto pamiętać, że zazwyczaj jest to decyzja na kilka lat, która może przynieść firmie znaczące profity. W odwrotnej sytuacji zdarzyć też się może, że wybór biura obniży efektowność i komfort pracowników, a nawet doprowadzić może do pogorszenia sytuacji finansowej firmy lub wpłynąć negatywnie na jej wizerunek. Wybór odpowiedniej powierzchni biurowej jest wyborem strategicznym, dlatego należy się do niego odpowiednio przygotować i przeprowadzić go z uwagą na wszystkie potrzeby i cele firmy.