Okres na jaki zawierane są umowy najmu to jeden z czysto biznesowych elementów składowych każdej umowy. Dlaczego czysto biznesowych – ponieważ długość najmu ma bezpośrednie przełożenie na wszystkie decyzje biznesowe które mogą być wyrażone liczbowo, kwotowo i mają odzwierciedlenie w przepływach w określonym czasie. W tym przypadku obydwie strony czyli wynajmujący i najemca określają swoje potrzeby i możliwości na jaki okres mogą podpisać umowę. W przypadku wynajmującego najczęściej mamy do czynienia z założeniem że im dłuższy termin umowy tym sytuacja jest dla niego korzystniejsza. Druga strona czyli potencjalny najemca ma już sytuację bardziej skomplikowaną gdyż do analizy długości umowy najmu musi wziąć więcej czynników.
Wychodząc od strony biznesowej możemy rozróżnić dwa podejścia w zależności od przeznaczenia wynajmowanej powierzchni. Dla powierzchni przynoszących dochód - lokale handlowe lub zakłady przemysłowe określenie terminu umowy ma bezpośrednie odzwierciedlenie w biznes planach i projektach inwestycyjnych (produkcja). Przedsiębiorca w zależności od zapisów w biznes planie a przede wszystkim od kondycji swojej firmy będzie skłonny zawrzeć umowę np. na 5-10 lat lub na 2-3 lata.
W przypadku powierzchni typowo biurowych, które są tylko i aż kosztem przedsiębiorcy proces wyboru i element długości terminu najmu ma nieco innych charakter i inne konsekwencje. Aczkolwiek i w tym przypadku grupa firm bezproblemowo zawiera umowy na okres 5 lat i dłużej a pozostałe oscylują pomiędzy 1 rok a 3 lata.
Przechodząc do samego zagadnienia długości umowy najmu mamy dwie opcje: umowa terminowa i bezterminowa.
Umowa bezterminowa obarczona jest niestety dużym ryzykiem zarówno po stronie wynajmującego jak i najemcy z zasadniczego powodu czyli niepewności co do przyszłości. Wynajmujący w każdej chwili może zostać z pustym lokalem a dla najemcy może się okazać że nie będzie miał gdzie prowadzić swojej działalności. Środkiem, który w pewien sposób zabezpiecza obydwie strony przed tymi skutkami jest okres wypowiedzenia. Poprzez np. określenie 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia umowy obydwie strony uzyskują czas na działania aby pozyskać nowego najemcę lub aby zapewnić sobie nowe miejsce do prowadzenia działalność. Oczywiście istnieje możliwość znacznie dłuższego okresu wypowiedzenia np. 6-9 miesięcznego co jeszcze bardziej niweluje ewentualne ryzyko niepewności co do przyszłości zarówno po stronie Właściciela nieruchomości jak i Najemcy. Są jednak i pozytywy – jeżeli najemca dobrze sobie radzi w prowadzonym biznesie a tym samym terminowo reguluje zobowiązania z tyt. najmu to obydwie strony mogą czuć się bezpiecznie i współpraca może trwać długo.
Po drugiej stronie mamy umowę z określonym terminem najmu. W zależności od decyzji biznesowych zarówno Właściciela nieruchomości jak i Najemcy terminy mogą być określone od 1 roku do nawet 30 lat. W tym przypadku mamy sytuacje odwrotną ( do umowy bezterminowej ) obydwie strony starają się zapewnić sobie maksimum bezpieczeństwa i pewności określając długość terminu umowy. Właściciel nieruchomości uzyskuje w danym okresie stałe wpływy pieniężne, które są istotne dla zwrotu z inwestycji. Najemca natomiast otrzymuje gwarancję przebywania w danym lokalu przez określony czas na określonych warunkach. Dla najemcy szczególnie jest to istotne gdyż często wiąże się to z dużymi inwestycjami (wyposażenie lokalu, maszyny, linie technologiczne) które wymagają określonego czasu amortyzacji lub zwrotu z inwestycji.
Generalnie umowa terminowa co do zasady nie może być wypowiedziana przed jej upływem. Jednak od każdej zasady bywają wyjątki. Strony mogą określić w umowie sytuacje w których możliwe jest wypowiedzenie umowy. Jednak zarówno Wynajmujący jak i Najemca będą musieli ponieść konsekwencje tych decyzji, które muszą być również zapisane w umowie.
Istnieją również ustawowe zapisy dot. wypowiedzenia umowy bez zachowania terminów wypowiedzenia. Należą do nich po stronie Wynajmującego: jeżeli najemca używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub z przeznaczeniem, jeżeli najemca lokalu wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu, jeżeli bez zgody wynajmującego najemca oddał lokal lub jego część do bezpłatnego używania albo go podnajął, jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności. Co istotne, w wypadku zaległości z zapłatą czynszu wynajmujący zanim wypowie umowę najmu, powinien uprzedzić najemcę na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczyć mu dodatkowy miesięczny termin na zapłatę zaległego czynszu.
Natomiast po stronie Najemcy: lokal w chwili wydania najemcy miał wady, które uniemożliwiają przewidziane w umowie korzystanie, wady lokalu powstały po jego wydaniu najemcy, a wynajmujący ich nie usunął, wady najętego lokalu zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników albo osób u niego zatrudnionych.
Zagadnienie długości najmu jak również pozostałe elementy umowy najmu są ściśle ze sobą powiązane i mają konsekwencje finansowe dla każdej ze stron. Na rynku po stronie podażowej istnieje szereg nieruchomości, które będą mogły spełnić parametr długości najmu. Jednak w zależności od rodzaju powierzchni w dominującej większości będą to umowy terminowe w przedziale pomiędzy 3 a 5 lat.