W trakcie współpracy z klientami poszukującymi powierzchni biurowej obserwujemy, że powszechną tendencją jest dążenie do optymalizacji kosztów i osiągnięcia oszczędności. Umiejętny dobór powierzchni biurowej wpływa na wysokość kosztu najmu – niebagatelną pozycję w budżecie każdej firmy.
Głównymi kosztami najmu są czynsz za powierzchnię biurową, powierzchnie dodatkowe (na przykład magazynku podręcznego lub archiwum), miejsca parkingowe i koszty eksploatacyjne. W budynkach biurowych występuje ponadto współczynnik powierzchni wspólnej, który powiększa powierzchnię najmu i określa udział Najemcy w kosztach utrzymania powierzchni wspólnych. Nie można też zapomnieć o kosztach związanych z aranżacją biura i wyposażeniem stanowisk pracy.
Sama powierzchnia biurowa i współczynnik powierzchni wspólnych określane są na podstawie pomiarów wykonywanych według różnych norm i metod. Do najczęściej stosowanych norm komercyjnych należą: BOMA, TEGOVA, GIF, RICS, PN ISO. Są one ściśle zdefiniowane i wykazują różnice w stosunku do siebie. W zależności od użytej normy otrzymujemy różne wielkości tej samej powierzchni. Na przykład BOMA wlicza do powierzchni najmu ściany, przy zastosowaniu GIF ściany (słupy konstrukcyjne) podlegają wyłączeniu, normy polskie odliczają wszystkie ściany, zarówno konstrukcyjne jak i działowe. Różne są także zasady pomiarów, na przykład wysokość ich dokonywania i zakres, wliczenie do powierzchni lub nie słupów konstrukcyjnych a także różnych powierzchni w budynku.
Niezależnie od lokalizacji i standardu budynku, które z góry definiują wyższy lub niższy poziom czynszu, ważnymi czynnikami są efektywność powierzchni, pozostający na stałym poziomie współczynnik powierzchni wspólnych oraz wysokość opłat eksploatacyjnych, których wielkość wynika najczęściej z rozwiązań technicznych istniejących w biurowcu i nie podlega negocjacji.
Efektywność powierzchni, różna w poszczególnych budynkach sprawi, że dla tego samego układu biura, powierzchnie uzyskane w różnych budynkach mogą się różnić pod względem metrażu.
Efektywność wynika z układu piętra i elastyczności w podziale na odrębne moduły biurowe, jak najmniejszej liczby elementów utrudniających aranżację, optymalnej odległości fasady od trzonu budynku bez strat na zbyt rozległą powierzchnię komunikacji. Ważne jest także właściwe doświetlenie światłem dziennym oraz odpowiednie szerokości modułów okiennych co oznacza łatwe podziały na gabinety dostosowane do potrzeb oraz inne parametry techniczne pozwalające na oczekiwane przez Najemcę zagęszczenie stanowisk pracy.
Przy różnicy powierzchni rzędu 30 m2 i przykładowym poziomie czynszu najmu 15 EUR/M2/m-c oszczędność lub strata wyniesie 5 400 EUR rocznie i 27 000 EUR dla najmu 5-letniego. Kwoty te zostaną powiększone w związku z zastosowanym współczynnikiem powierzchni wspólnych i poziomem opłat eksploatacyjnych. Dodatkowo mogą zostać powiększone o koszt aranżacji.
Znaczenia nabiera doradztwo oferowane przez profesjonalnych pośredników, którzy przy pomocy posiadanych narzędzi mogą wykonać analizę porównawczą kosztów i wskazać budynki optymalnie dostosowane do budżetu Najemcy a także w oparciu o znajomość rynku zapewnią wsparcie w trakcie negocjacji warunków handlowych.
Kolejnym zagadnieniem powiązanym z metrażem wynajmowanej powierzchni jest jej wykorzystanie. Według różnych danych średni poziom wykorzystania miejsc biurowych wynosi nawet poniżej 60-70% i jest zdecydowanie niższy w przypadku sal konferencyjnych. Oznacza to, że duża część wynajętej powierzchni biura pozostaje nieużywana co oznacza niepotrzebne koszty i wymierne straty.
W ślad za zdefiniowaniem powyższych zjawisk pojawiły się metody mające na celu ich redukcję. Badanie i organizacja przestrzenie biurowej znana pod nazwą Workplace Solutions wykorzystuje wiele narzędzi poznawczych, takich jak wywiad z przedstawicielami Najemcy, ankiety przeprowadzane wśród pracowników, obserwacje procesów biznesowych w firmie i pozwala na dostosowanie powierzchni do rzeczywistych potrzeb.
Rozwiązania typu Innovative Office, zakładają zmniejszenie ilości stanowisk pracy, a tym samym niezbędnego metrażu biura. Najczęściej stosowane rozwiązania to używane przez pracowników zamiennie „hot desks” / „gorące biurka”, powiększenie powierzchni otwartych, większa ilość miejsc gdzie można przyrządzić herbatę lub kawę, specjalistyczne meble zastępujące salki spotkań.
Mniejszy metraż to niższy koszt aranżacji, optymalizacja ilości miejsc pracy to także oszczędności w zakresie ich wyposażenia, elastyczna aranżacja to obniżenie kosztów wprowadzanych zmian. Zdaniem użytkowników takich nowoczesnych biur powyższe rozwiązania sprzyjają integracji pracowników, wymagają jednak doświadczenia w zakresie zarządzania zmianą.
Dział Biur Maxon Nieruchomości zapewni Najemcom profesjonalne doradztwo oparte na wieloletnim doświadczeniu, specjalistycznej wiedzy i znajomości rynku nieruchomości biurowych. Przedstawimy budynki biurowe dostosowane do określonych potrzeb a następnie zaproponujemy analizę porównawczą oferowanych warunków handlowych – zorganizujemy i weźmiemy czynny udział w procesie relokacji lub renegocjacji obowiązującej umowy najmu co odciąży działy administracyjne najemców i pozwoli osiągnąć najlepsze rezultaty finansowe.