Właściwe dopasowanie powierzchni biurowej do charakteru prowadzonej działalności jest procesem wieloetapowym i długotrwałym. Znalezienie optymalnej lokalizacji i nieruchomości spełniającej wszystkie interesujące nas kryteria, a później wynegocjowanie korzystnych warunków najmu, wymaga doświadczenia i wiedzy, którymi chcemy się podzielić.
Wieloetapowość
”Szablonowy” proces poszukiwania biura składa się z następujących etapów:
| Planowanie relokacji | min. 2 tygodnie |
| Przegląd wybranych biur | 2-4 tygodni |
| Projekt i wycena aranżacji | 2-4 tygodni |
| Preselekcja ofert | 2-4 tygodni |
| Analiza wybranych opcji | 8-12 tygodni |
| Negocjacje i podpisanie umowy | 4-8 tygodni |
| Prace aranżacyjne | 4-12 m-cy |
Całkowity proces relokacji może trwać nawet kilka miesięcy dlatego zachęcamy by rozpocząć poszukiwania przynajmniej 9 miesięcy przed planowaną przeprowadzką, a w przypadku nietypowych potrzeb nawet rok przed końcem umowy. Poszukiwanie większej powierzchni
biurowej może trwać od 18 do 24 miesięcy; proces poszukiwania siedziby w systemie Build-to--suit to 2,5-3 lata. Rozpoczęcie poszukiwań odpowiednio wcześnie gwarantuje, że będziemy mieć odpowiedni wybór i czas na podjęcie właściwych decyzji.
”Ręka na pulsie”
Umowy najmu zawierane są najczęściej na okres 3 do 5 lat. Opcje wcześniejszego zakończenia umowy terminowej muszą być zapisane w treści kontraktu i obarczone są zazwyczaj dodatkowymi warunkami W przypadku, gdy umowa którą mamy zawartą z biurowcem pozwala nam na zmianę siedziby przed końcem okresu najmu warto jest okresowo przyjrzeć się sytuacji na rynku. Możliwe, że pojawią się możliwości najmu ciekawej powierzchni biurowej, gdzie w ostatecznej kalkulacji opłacalna będzie wcześniejsza relokacja.
Trzymanie ręki na pulsie jest szczególnie ważne kiedy zależy nam na wybranych biurowcach. Kontakt ze specjalistą pozwoli nam uzyskać informacje kiedy jakie powierzchnie będą opuszczane przez najemców. Dzięki temu możemy tak zaplanować cały proces relokacji, aby znaleźć się w wymarzonym miejscu.
Podnajem
W przypadku podnajmu powierzchni biurowej proces adaptacji podnajmowanych powierzchni jest dużo krótszy i możliwe jest przeprowadzanie całego procesu nawet w ciągu 1 miesiąca. Musimy tylko pamiętać, że ofert podnajmu powierzchni jest na rynku ograniczona ilość i chcąc szybko wynająć biuro możliwe, że będziemy zmuszeni pójść na kilka kompromisów (dotyczących lokalizacji lub samej powierzchni biurowej).
Biura serwisowane
Inaczej też sprawa ma się z wynajmem powierzchni w biurach serwisowanych. W przypadku takich biur najem powierzchni możliwy jest w bardzo krótkim okresie czasu. Musimy pamiętać jednak o tym, że takie biura nie są idealnym rozwiązaniem dla każdej firmy i koszt najmu większych powierzchni w takim biurze może nie być opłacalny.
Podsumowanie
Tak jak dobre planowanie jest podstawą sukcesu Państwa firm, tak odpowiednio zaplanowany proces poszukiwania powierzchni gwarantuje nam wybór idealnego biura. Warto nie czekać na ostatnią chwilę i rozpocząć odpowiednio wcześnie „rekonesans” na rynku.