Najem biura w czasach koronawirusa

Pandemia koronawirusa z jaką mamy do czynienia wymusiła na nas wszystkich zmiany w naszej codzienności, zarówno tej prywatnej jak i zawodowej. Wiele firm od połowy marca prowadzi eksperyment pt. „Praca zdalna”, powierzchnie biurowe świecą pustkami, a większość lokali handlowych i gastronomicznych zostało zmuszonych do ograniczenia lub tymczasowego wyłączenia działalności. W sytuacjach takich jak ta zapewne najbezpieczniej byłoby zatrzymać się i poczekać na rozwój wydarzeń. Świat jednak nie stanął i wymusza na nas wszystkich podejmowanie dynamicznych decyzji biznesowych.

Pojawiają się już pierwsze projekty tarczy antykryzysowej, którą opracowuje rząd w ramach wsparcia dla przedsiębiorców. Czy w jakikolwiek sposób zaproponowane rozwiązania pomogą najemcom powierzchni biurowych? Trudno na obecną chwilę jednoznacznie ocenić, jednak już po pierwszych projektach widać, że ewentualne rozwiązania ograniczą się do kwestii podatkowych i związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Propozycja jednostronnego przedłużenia umowy najmu do 30 czerwca zaproponowana w projekcie trudno przecież nazwać realną pomocą w sytuacji, gdy sam proces najmu nowego biura może trwać kilka miesięcy, a zapisy umów najmu wymagają np. półrocznego poinformowania o woli kontynuacji umowy. 

W tych trudnych i dynamicznych czasach nasi doradcy pozostają do Państwa dyspozycji i w zależności od Państwa potrzeb możemy zaproponować dedykowane wsparcie.

Renegocjacja umów najmu
Umowy terminowe najmu powierzchni biurowych to w większości umowy terminowe, których bieg jest kontynuowany. Niezależnie, czy planują Państwo pozostać w obecnej lokalizacji, czy też poszukują nowej powierzchni biurowej odpowiednie przygotowanie do procesu pozwala na skuteczniejsze negocjacje i uzyskanie korzystniejszych warunków handlowych. Dzięki znajomości rynku nasi doradcy są w stanie podzielić się z Państwem pełną wiedzą  z zakresu dostępności powierzchni biurowych. 

Istnieje możliwość renegocjacji umów najmu, do których końca pozostało jeszcze kilkanaście miesięcy. Decydując się na wcześniejsze przedłużenie umowy możemy odpowiednio dopasować konstrukcję kontrybucji wynajmującego, tak aby poprawić bieżący cash-flow firmy.

Nie mniej istotnym elementem w obecnych czasach jest możliwość ograniczenia kontaktów osobistych. Wykorzystując nowoczesne technologie jesteśmy w stanie przeprowadzić wirtualne prezentacje wybranych powierzchni, ograniczając tym samym ekspozycję Państwa pracowników.

Rozwiązania prawne

Zmiana warunków czy też wypowiedzenie umów zawartych na czas określony przed upływem okresu najmu nie jest zadaniem łatwym. Istnieje kilka rozwiązań prawnych takich jak wystąpienie siły wyższej czy też tzw. nadzwyczajna zmiana stosunków.

Zapisy dotyczące trwałości umowy najmu w przypadku siły wyższej reguluje kodeks cywilny oraz umowa najmu, natomiast powołanie się na nadzwyczajną zmianę stosunków wymaga przeprowadzania postępowania sądowego, gdzie to sąd określi dalszy sposób wykonania umowy (musimy jednak brać pod uwagę długość postępowania sądowego). Określenie kierunku działań prawnych wymaga każdorazowej analizy umowy najmu i sytuacji najemcy.

Poszukiwanie nowych powierzchni biurowych
Mamy przekonanie, że po zakończeniu pandemii wszyscy inaczej spojrzymy na powierzchnię biurowe. Już pierwsze jej tygodnie wymusiły zmiany organizacyjne i pokazały, że można inaczej zorganizować pracę biurową przy jednoczesnym zachowaniu efektywności (oczywiście, nie we wszystkich branżach). 

Oczywiście największą elastyczność oferują biura co-workingowe. Trudno jednak przewidzieć jak na ich rozwój wpłynie obecna sytuacja. Z jednej strony oferowana elastyczność będzie kuszącą alternatywą dla wielu dyrektorów finansowych, z drugiej strony  w przypadku biur co-workingowych następuje dużo większa interakcja z innymi najemcami i cały wątek „społecznościowy” oferowany przez biura coworkingowe, który był ogromną zaletą może być w tym przypadku wadą. Trudno także oczekiwać od biur tymczasowych poziomu kosztów osiąganych przy najmie długoterminowym.

Analogicznie jak w przypadku renegocjacji umów najmu nasi doradcy pomogą Państwu dostarczając pełną wiedzę o rynku, dzięki czemu będą Państwo mogli dokonać najlepszego wyboru.

Podnajem powierzchni biurowych
Zmiana modelu biznesowego i konieczność ograniczenia kosztów w wielu firmach może niestety skutkować  redukcją zatrudnienia. Niewykorzystywana przestrzeń biurowa jednak cały czas będzie stanowić koszt w budżecie firmy. Możliwym rozwiązaniem w takim przypadku jest podnajem wolnej przestrzeni. 

Podnajem powierzchni jest odpowiedzią na zapotrzebowanie firm poszukujących nowych przestrzeni, a ze względu na ograniczenie umów terminowych nie są w stanie lub nie chcą decydować się na samodzielny najem. 

Jak koronawirus wpłynie na rynek biurowy?
Ciężko jednoznacznie ocenić wpływ obecnej pandemii na rynek biurowy. Możliwe jest chwilowy wzrost poziomu pustostanów ze względu na oddanie do użytku nowych przestrzeni biurowych w aktualnie budowanych biurowcach. Można liczyć także na większą elastyczność ze strony właścicieli powierzchni biurowych, trudno jednak mieć nadzieję na drastyczną korektę cen (właścicielami większości biurowców są fundusze inwestycyjne, które będą przestrzegać założonych poziomów cen najmu).

Zapraszamy Państwa do kontaktu z naszymi doradcami. Zaproponujemy rozwiązanie najlepiej dopasowane do Państwa potrzeb.