Przewodnik - Przeprowadzka

Data publikacji: 2017.07.01
Wybór firmy transportowej

Większość firm nie dysponuje własną flotą samochodów ciężarowych i wykwalifikowanym personelem zdolnym do sprawnego przeprowadzania przeprowadzki stąd konieczność skorzystania z usług dedykowanej firmy transportowej. Rynek usług transportowych jest mocno rozbudowany i w większości miast możemy wybierać ze sporej ilości firm na różnym poziomie profesjonalizmu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy? Najważniejsze, aby firma posiadała doświadczenie w relokacji najemców biurowych – takie przeprowadzki są zupełnie inne niż zwykłe przeprowadzki mieszkaniowe i aby uniknąć niepotrzebnych problemów warto zdecydować się na firmę, która wie z jakimi problemami będzie musiała się zmierzyć. Kolejnym istotnym elementem jest ile osób firma udostępni do przeprowadzki i jaką ilość samochodów – im większa ekipa, tym mamy gwarancję, że sama przeprowadzka zostanie przeprowadzona w krótszym czasie.

Aby mieć możliwość wyboru i nie być zmuszonym do dokonywania wyboru firmy na ostatnią chwilę warto rozpocząć poszukiwania właściwej firmy już 2-3 miesiące przed terminem przeprowadzki.

Pakowanie

Zwykle na kilka dni przed godziną „zero” firma transportowa dostarcza kartony i dodatkowe materiały do pakowania materiałów biurowych (np. taśmy klejące i naklejki na kartony). Istotne jest, aby zastanowić się wcześniej nad tym aspektem i przekazać pracownikom jasne wytyczne na temat tego w jaki sposób pakować swoje rzeczy i w jaki sposób opisywać kartony. Zwyczajem jest tutaj, że pracownicy sami pakują drobne biurowe rzeczy (dokumenty i przybory ze swoich szafek i biurek) natomiast firma transportowa zajmuje się już spakowaniem większych sprzętów biurowych (np. ksera czy drukarki) i komputerów (wymagających odpowiedniego zabezpieczenia) – tutaj istotnym elementem jest też prawidłowe oznakowanie stacji roboczych i monitorów tak, aby uniknąć potem szukania swojego zestawu (można też do swoich prywatnych kartonów z rzeczami spakować klawiaturę i myszkę komputerową).

Ograniczenia godzinowe

Musimy pamiętać, że większość budynków biurowych posiada ściśle określone godziny w jakich porach mogą być przeprowadzane przeprowadzki (trudno sobie np. wyobrazić sytuację, że w środku t dnia pracy, gdy wszyscy chcą się dostać do swojego biura firma transportowa blokuje windy kartonami czy zastawia ciągi komunikacyjne meblami).

Dodatkowym ograniczem może być podjazd większych samochodów pod siedzibę firmy – tutaj też często biurowce wyznaczają godziny, gdy taki podjazd jest możliwy. Na pewno warto wcześniej porozmawiać z odpowiednią osobą w budynku i uprzedzić o planowanej przeprowadzce (zarówno w starym jak i nowym miejscu) – tak, aby nie ryzykować niepotrzebnych spięć z niczego nieświadomą ochroną w środku nocy.

Odpowiedzialność firmy transportowej

Analizując odpowiedzialność firmy transportowej za ewentualne szkody należy myśleć zarówno o możliwych uszkodzeniach mebli czy sprzętu biurowego podczas przeprowadzki jak i ewentualnych uszkodzeniach ciągów komunikacyjnych i wind w budynkach biurowych. Większość budynków biurowych w momencie rozpoczęcia przeprowadzki wymaga podpisania przez osobę reprezentującą firmę transportową odpowiedniego dokumentu potwierdzającego rozpoczęcie przeprowadzki i potwierdzenie odpowiedzialności spoczywającej na firmie. Dobrze jest dopilnować, aby na pewno na czas przeprowadzki zabezpieczone zostały windy i węższe przejścia – tak, aby uniknąć ich „obicia” podczas transportu większych elementów.

Jeśli chodzi o ewentualne zniszczenia mebli czy sprzętu biurowego konieczne jest zadbanie o swój interes i wykonanie odpowiedniej dokumentacji fotograficznej najbardziej newralgicznych elementów i weryfikacja po przeprowadzeniu przeprowadzki czy na pewno nie powstały tutaj żadne uszkodzenia.

Aspekty formalne

Zmiana lokalizacji firmy związana jest z koniecznością aktualizacji odpowiednich adresów w urzędach (CEIDG, KRS, US – w zależności od formy prawnej spółki i zakresu prowadzonej działalności).

Powinniśmy także zajrzeć w niezakończone umowy z naszymi kluczowymi partnerami – często w treści takich umów jest wpisany obowiązek poinformowania partnera o zmianie adresu firmy.

W przypadku, gdy aktualizujemy też adres rejestrowy firmy musimy pamiętać o aktualizacji danych na używanych drukach (wzory umów, faktury, itp.)

Dobrym zwyczajem jest też umieszczenie informacji na firmowej stronie internetowej – tak aby nasi potencjalni kontrahenci nie pomylili adresów i nie próbowali znaleźć nas pod starym adresem.

Podsumowanie

Przy dobrym wyborze firmy transportowej i odpowiednio zaplanowanej przeprowadzce możliwe jest uniknięcie przestojów w pracy firmy i rozpoczęcie pracy w nowym miejscu właściwie z dnia na dzień.

Poprzedni krok

19.04.2024
Na własną rękę?
Sukces każdego projektu zależy od skompletowania właściwego zespołu ekspertów.