To jeden z najtrudniejszych i najdłuższych etapów procesu najmu powierzchni biurowej. Właściciele obiektów biurowych posiadają szeroki wachlarz możliwości, aby przekonać potencjalnego najemce do wyboru właśnie ich obiektu, ale też często stawiają twarde warunki i tylko od umiejętności negocjacyjnych i znajomości rynku zależy czy uda się uzyskać najlepsze możliwe warunki.
Jedną z najpopularniejszych form są tzw. miesiące bezczynszowe, czyli okresowe obniżki czynszu najmu o wybrany procent. Tutaj zawsze dla celów porównawczych przeliczamy to na pełne miesiące, ale nie oznacza to, że po podpisaniu umowy np. przez pół roku nie będziemy nic płacić. Miesiące te są zawsze rozłożone na okresu najmu, tak aby zbilansować cash-flow.
Drugim niezwykle ważnym elementem jest budżet jaki właściciel obiektu zechce przeznaczyć na aranżację powierzchni. Tutaj budżet przeliczany jest w oparciu o kwotę w euro na metr kwadratowy. Wiedząc ile wynosi ta kwota jesteśmy w stanie policzyć ile będziemy musieli przeznaczyć własnych środków finansowych na wykończenie biura.
Po uwzględnieniu wszystkich rabatów korzystając z pomocy pośrednika lub udostępnionych kalkulatorów jesteśmy w stanie wyliczyć tzw. czynsz efektywny dla poszczególnych powierzchni biurowych. Porównując poszczególne czynsze możemy ocenić atrakcyjność finansową wybranych ofert.
Negocjacje handlowe to sztuka – im lepiej jesteśmy do tych negocjacji przygotowani, tym lepsze warunki najmu jesteśmy w stanie sobie zagwarantować.