Podczas negocjacji warunków umowy najmu z reguły Najemcy często słyszą, że treść umowy jest standardowa i nikt wcześniej nie miał do niej większych zastrzeżeń. Pamiętajmy jednak, że umowy sporządza się po to, aby w momentach, gdy w trakcie najmu pojawiają się problemy i przestaje być miło, zabezpieczała ona ważne dla Najemcy kwestie i pomagała rozstrzygać kwestie sporne. Dlatego też jeśli mamy wątpliwości do poszczególnych zapisów w umowie warto szczegółowo dopytać co one faktycznie oznaczają i jakie mogą nieść konsekwencje.
Oto kilka spraw, na które warto zwrócić szczególną uwagę.
To dosyć ogólne pojęcie kryje w sobie kilka bardzo istotnych aspektów i niebezpieczeństw.
Po pierwsze, należy precyzyjnie określić okres na jaki zawarta jest umowa i zaznaczyć od kiedy Najemca jest zobowiązany ponosić koszty związane z najmem. Prace adaptacyjne, które rozpoczynają się dopiero po podpisaniu umowy najmu trwają nawet kilka miesięcy i z umowy powinno dokładnie wynikać kto wtedy ponosi koszty związane z najmem i zużyciem mediów.
Warto również zagwarantować sobie w umowie prawo do kontynuowania (przedłużenia) umowy najmu po okresie na jaki jest zawierana.
Jeśli firma planuje zwiększenie zatrudnienia, to warto mieć w umowie zapis, że Wynajmujący zapewni możliwość powiększenia powierzchni – proponując możliwość donajęcia każdej zwalniającej się w budynku powierzchni.
Jeśli z kolei Najemca planuje ograniczenie zatrudnienie i jego biuro jest zbyt duże, warto mieć w umowie zapis zezwalający na podnajem części, a nawet całego biura, bądź też cesję umowy na inny podmiot.
Pamiętajmy, że jeśli nie zabezpieczymy sobie w umowie powyższych okoliczności i rozwiązań, możemy stanąć przed faktem przebywania w biurze, które nie będzie odpowiadało już naszym potrzebom przez cały pozostały okres najmu.
To jeden z najważniejszych z aspektów dotyczących najmu. Po wynegocjowaniu wszelkich warunków najmu (w tym i zwolnień czynszowych – tzw. „wakacji czynszowych”) zadbajmy o to, jak zostaną one rozłożone.
Pamiętając, że ze względów podatkowych nie można niczego otrzymać od Wynajmującego „za darmo” nie powinien pojawiać się zapis, że w jakichkolwiek miesiącach Najemca nie płaci czynszu. Najczęściej każdy z wynegocjowanych „miesięcy bezczynszowych” jest rozliczany przez 2 miesiące najmu, tzn., że Najemca płaci w danych miesiącach 50% stawki czynszu. To, w jakim okresie wykorzysta te miesiące zwolnień należy również określić. W zależności od ustaleń, zwolnienia mogą zostać wykorzystane w pierwszych miesiącach najmu, lub proporcjonalnie w każdym kolejnym roku trwania umowy.
Kolejną istotną kwestią związana z płaceniem czynszu jest określenie waluty stawki czynszowej i ewentualnego sposobu jej przeliczania. Większość budynków biurowych określa swoje czynsze w EURO na metr kwadratowy i co miesiąc faktury są przeliczane na złotówki według kursu z dnia wystawienia faktury.
Dla większości Najemców jest to rozwiązanie optymalne. Są jednak firmy, które zarabiają w EURO i mogłyby płacić za czynsz również w EURO. W takim przypadku oszczędzają na przewalutowaniu i nie ponoszą ryzyka związanego z kursem waluty. Należy wtedy w umowie dokładnie opisać sposób w jaki będą wystawiane faktury za najem.
W każdym budynku biurowym poza czynszem, Najemcy ponoszą koszty tzw. opłat eksploatacyjnych (tzw. service chargé). W dużym uproszczeniu, pod tym pojęciem określa się wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego funkcjonowania budynku. Pamiętajmy jednak, że czym innym jest prawidłowe funkcjonowanie budynku a czym innym jest modernizacja budynku i nie wszystkimi kosztami z nią związanymi Właściciel ma prawo obciążyć Najemcę.
Osobną kwestią są opłaty za media i tu również musimy zwrócić uwagę na sposób ich rozliczania. W niektórych budynkach część mediów jest już zawarta w opłatach eksploatacyjnych (np. woda, czy klimatyzacja) w innych z kolei wszelkie media są sumowane i proporcjonalnie rozliczane w stosunku do wynajmowanej powierzchni.
Najlepszym i najbardziej sprawiedliwym rozwiązaniem jest sytuacja, gdy każdy płaci za realnie zużyte media, ale wymaga to zamontowania liczników w każdym z wynajmowanych lokali.
Dla uniknięcia ewentualnych sporów, należy to dokładnie ustalić i określić w umowie najmu.
Brak określenia w umowie celu na jaki wynajmowana jest powierzchnia, naraża wynajmującego na zerwanie umowy ze strony Właściciela i obciążenia Najemcy karami. Może również okazać się, że lokal nie będzie spełniał odpowiednich warunków do prowadzenia danej działalności. Wówczas właściciel może bronić się przed zerwaniem umowy argumentując to brakiem odpowiednich definicji w umowie.
Powyższe zagadnienia, to tylko najważniejsze z postanowień umowy najmu. Pamiętajmy, że wynajem biura jest decyzją na lata i na lata wiążemy się z miejscem i Wynajmującym.
Dobrze sformułowana umowa pozwoli bezpiecznie i komfortowo korzystać z biura i sprawnie uporać się z ewentualnymi problemami.