Co jakiś czas, kiedy umowa najmu dobiega końca zarząd firmy staje przed dylematem – zostać czy zmienić biuro. Przeprowadzka generuje pewne problemy – konieczność zupełnie nowej aranżacji, przetransportowania firmowych sprzętów, dezorganizację pracy (konieczność spakowania i rozpakowania wszystkich rzeczy z biura) jednak patrząc w szerszej perspektywie zmiana biura może przynieść wiele korzyści – zarówno dla pracowników jak i dla całej firmy.
Niektóre organizacje są bardzo przywiązane zarówno do lokalizacji jak i budynku i ciężko ich namówić na zmianę. Przyjmowanie takiej postawy potrafi odbić się zarówno na finansach jak i organizacji firmy. Warto przy planowaniu przedłużenia umowy zbadać sytuację na rynku biur (dobrze zrobić to przy udziale wyspecjalizowanych firm takich jak MAXON Nieruchomości), oraz zastanowić się czy pod względem finansowym nie zyskalibyśmy jednak na zmianie lokalizacji. Podaż na rynku biur w Polsce bije co roku kolejne rekordy, co pozytywnie (z perspektywy najemców) wpływa na ceny najmu.
Nowe biuro, często w nowym budynku to wyższy standard zarówno wyposażenia powierzchni: okablowania, klimatyzacji, jak również coraz ciekawsze rozwiązania standardu samego budynku (zielone otoczenie, udogodnienia dla rowerzystów). Nowsze budynki są zazwyczaj bardziej prestiżowe, co ułatwia pozyskiwanie pracowników oraz robi buduje markę firmy w oczach kontrahentów. Dodatkowo sama zmiana często dobrze wpływa na pracowników, którzy w nowym miejscum odnajdują nową energię do pracy.
Pozostanie w dotychczasowym biurze wraz z chęcią odświeżenia zajmowanej powierzchni może paraliżować prace firmy oraz obniżyć komfort pracy pracowików. Pamiętać przy tym trzeba, że zmieniając biuro i podpisując pięcioletnią umowę, większość właścicieli proponuje wykończenie powierzchni pod klucz wedle wymagań najemcy, a zdarzają się także sytuacje w których najemcy dostają pieniądze, które mają w części pokryć wyposażenie oraz samą przeprowadzkę.