Po wstępnym obejrzeniu kilku budynków, wybieramy te, które w największym stopniu spełniają założone przez nas kryteria, tworząc tzw. krótką listę opcji. W celu przeprowadzenia odpowiedniej analizy dostępnych powierzchni, zapraszamy wybranych wynajmujących do złożenia oferty obejmującej nasze założenia, przygotowania wstępnych planów aranżacji według programu funkcjonalnego najemcy i ich wycen. Na podstawie dedykowanych ofert, dzięki właściwym narzędziom (zestawienia tabelaryczne, mapy, modele finansowe, itp.) jesteśmy w stanie porównać informacje z poszczególnych budynków.

Na tym etapie warto również skonsultować się z ekspertami technicznymi, którzy przeanalizują standardy techniczne, proponowane pakiety aranżacji powierzchni oraz przeznaczone na ten cel budżety. Jednakże najbardziej wymagający etap procesu najmu powierzchni to negocjacje handlowe. Właściciele obiektów biurowych posiadają szeroki wachlarz możliwości, aby przekonać potencjalnego najemcę do wyboru właśnie ich obiektu. Przed przystąpieniem do negocjacji, warto zapoznać się z kilkoma terminami, a przede wszystkim zrozumieć koszty, za które najemca może być odpowiedzialny:

Czynsz

Płatność z tytułu zajmowania powierzchni dokonywana okresowo. Stawka czynszu podawana jest z reguły w EUR lub PLN za metr kwadratowy. Płatność następuje w PLN po przeliczeniu wedle kursu NBP uzgodnionego przez strony.

Czynsz efektywny

Czynsz rozumiany jako czynsz bazowy pomniejszony o różne upusty i rabaty, wyrażony w przeliczeniu na metr kwadratowy proponowanej powierzchni. Uwzględnia on przewidziane przez właściciela nieruchomości zwolnienia z opłat czynszowych za wynajmowaną nieruchomość (tzw. rent free), wkład wynajmującego w wykończenie powierzchni (fit-out), inne rabaty i gratisy. W praktyce czynsz efektywny stanowi średnią miesięczną wysokość czynszu za metr kwadratowy wynajętej powierzchni, jaką najemcy przyjdzie zapłacić przez cały okres trwania umowy.

Okres bezczynszowy

Często określany jako wakacje czynszowe, czyli okres, w którym najemca płaci niższy czynsz lub jest zupełnie zwolniony z jego płacenia. Zwolnienia te wpływają finalnie na obniżenie efektywnego czynszu, natomiast właściciel budynku zachowuje umowę najmu z bazową stawką. Długość wakacji czynszowych, czyli de facto obniżka czynszu, zależy od wielu elementów, m.in. aktualnej podaży powierzchni biurowych, długości okresu najmu czy też kosztów adaptacji biura. Jest to jedna z najbardziej popularnych zachęt, jakie stosują właściciele nieruchomości. Nie oznacza to jednak, że przez kilka miesięcy najemca będzie z czynszu zwolniony. Obniżkę czynszu czy miesiące bezczynszowe, zawsze dzielimy na cały okres najmu.

Indeksacja czynszu

Czynsz za powierzchnie najmu, za miejsca parkingowe i pomieszczenia pomocnicze jest co roku waloryzowany o bieżące wskaźniki indeksacji, w celu utrzymania przychodów z danej umowy najmu na niezmienionym poziomie. Dla czynszu wyrażonego w PLN najczęściej stosuje się wskaźnik inflacji CPI (ang. Consumer Price Index), dla czynszu w EUR stosuje się z reguły MUICP (ang. Monetary Union Index of Consumer Prices), a dla czynszu w USD stosujemy indeks CPI-U (ang. Consumer Price Index for All Urban Consumers)

Opłaty eksploatacyjne

W dużym uproszczeniu pod tym pojęciem określa się wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego funkcjonowania budynku. Opłaty eksploatacyjne naliczane są za każdy metr kwadratowy na podstawie zaliczek, które po zakończonym roku rozliczane są wedle rzeczywistego zużycia.

Opłaty za media

Na koszt zużycia mediów składają się zużycie energii elektrycznej (w tym klimatyzacji), energii cieplnej, gazu oraz koszty zużycia wody i odprowadzenia ścieków. W zależności od zapisów umowy opłaty eksploatacyjne mogą być wyliczane na podstawie indywidualnych liczników lub zaliczkowo wyliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni.